10 saker... (del 7): Om att vara effektiv

Alla har nytta av att vara någorlunda effektiva i sina vardagsbestyr, på jobbet o.s.v... även om det kan vara av olika anledningar. Effektivitet uppskattas av andra, den som gillar att göra mycket hinner med mer, den som är lat kan klara av sina måsten snabbt och ha mer tid till annat. Effektivitet är egentligen bara dåligt om man har aktiviteter man älskar och som begränsas av ett avslut. Då finns det en poäng med att vara ineffektiv.

Själv har jag hittat några olika tankemönster som hjälper mig att få saker gjorda eller egentligen att optimera arbetet till så lite tid som möjligt. De ger också bra resultat, att vara effektiv handlar inte om att göra allting slarvigt och dåligt.

Att göra om är att göra bra

Man brukar säga att repetition är kunskapens moder. Ofta tänker man på ganska simpla uppgifter som man gör om och om och om tills man blir less på det. Då är det lätt att glömma en mycket viktigare aspekt av repetition: att göra om. Att göra om är att göra bra, det vill säga: när man ska göra saker som inte är triviala lönar det sig att inte försöka göra perfekt första gången. Sen göra om det en gång eller två. Oftast blir resultatet magnituder bättre både första och andra repetitionen men sen avtar nyttan med att göra om exponentiellt. Att försöka få samma resultat första gången som efter två repetitioner är i princip omöjligt för en normal människa. Att försöka få samma resultat första gången som efter en repetition är möjligt med noggrann planering, men oftast betydligt mer tidskrävande.

80/20-regeln

En klassisk regel som säger att de sista 20% av jobbet tar 80% av tiden. Alla som har jobbat med komplicerade system vet vad jag pratar om, när komplexiteten ökar tar det mycket mer tid att utveckla systemet vidare. Så räcker det med att göra någonting till 80% nöj dig med det. Räcker det inte använd den förra regeln - gör om. Det både blir mycket bättre och tar mindre tid.

Gör inte idag det du kan lämna till imorgon

Gör inte saker i förtid bara för att spara tid senare. Håller man på uppgifter ett tag har ofta förutsättningarna ändrats på ett sätt att din uppgift eller lösning blir ogilltig eller dålig. Eller så dyker det upp mer jobb där man kan uttnytja synergierna. Då är det bättre att inte ha utfört jobbet när det dök upp och kunna göra det på rätt sätt direkt eller samköra det med den nya jobbet som dök upp senare.

Detta gäller t ex uppgifter som är av föränderlig natur och gärna tråkiga såna också (det brukar alltid finnas att par såna både hemma och på jobbet). Är det en intressant uppgift med mycket nytt kan det finnas en poäng i att utföra den i alla fall, men då är inte effektivitet det primära målet.

Det finns många fler saker man kan tänka på för att bli effektiv i det man gör, jag har bara tagit upp några som jag tycker är viktiga. Någon annan som har en fantastisk tidssparare som jag inte nämnt?

10 saker... (del 6): Släpp ditt ego

En rätt enkel och uppenbar sak, men värd att nämna för att den är så vanlig, tror jag. Människor har en slags inbyggd känsla och stolthet över det de är och gör, vissa mer andra mindre. Ibland visar det sig som att man tycker man själv är mer värd än andra och andra gånger har man svårt att tro att man kan ha fel. I grund och botten en nödvändig känsla, eller åtminstone *en* lösning för att att kunna sluta evaluera vad alla andra säger och tycker, släppa sin osäkerhet och få tummen ur när man ska göra någonting.

Låter man den här känslan hantera ens konflikter och diskussioner så får det den dåliga effekten av att man stänger av sin "feldetektor" och inte kan upptäcka när man har eller gör fel. Man känner ett behov av att försvara sig och det tar överhand. Tyvärr brukar det här sättet att hantera verbala konflikter eller kritik grunda sig delvis i annat, som t ex dålig självkänsla och inte bara att man lärt sig hantera situationen på det här sättet och därför gör det automatiskt.

Ofta kan det hjälpa att försöka vara tyst, undvika konflikten och låta bli att försvara sin åsikt eller det man gjort. Lyssna och fundera bara och tänk till om den andra har delvis rätt i det de säger. Om du svarar gör det för att få närmare förklaringar och gräva fram mer information. Då kommer du att vara öppen för att se egna misstag också och kan bli bättre på det du gör eller är.

Notera att ego-känslan, precis som alla andra känslor har sina användningsområden. Bara för att den är dålig när man ska ta emot konstruktiv kritik betyder det inte att den inte är bra i andra situationer. Här kan man ta rådet i del 5 av denna serie, lär dig använda den här känslan på rätt ställen och framförallt stänga av den på rätt ställen och slå på ödmjukhet och nyfikenhet.

10 saker... (del 5): Lär dig växla kontext

Människor hittar ofta ett sätt att hantera en situation, eller ett sätt att vara på i en situation funderar sen inte vidare på det. Ofta bildas handlingsmönstret första gången man ska hantera situationen, sen jobbar man på det gångerna efter och till slut har man ett färdigt beteende att plocka fram i den specifika situationen. När vi väl har automatik för att hantera någonting ser vi oftast inte det för vad det är och i många fall kör man på det invanda beteendet, med små eller större modifikationer, hela livet. Hur bra ett handlingsmönster än är så kan det sällan hantera alla aspekter av en någorlunda komplex situation. Därför blir tankemönstret ett mycket effektivt, men begränsande sätt att hantera den specifika situationen.

Hur ska man göra då för att hitta fler sätt att hantera olika situationer? Det är svårt. En sak som kan vara väldigt nyttig är att fundera på vad man tycker är motsatsen till hur man själv hanterar situationen. T ex, är man typiskt en hjältetyp ska man fundera på hur en egoistisk pragmatiker skulle hantera situationer där dessa mönster kan användas. Är man väldigt sparsam kan man fundera på eller testa att vara slösaktig, löser man nån situation med att vara aggressiv, kan man försöka försätta sig i ett jesus-tillstånd och se hur situationen spelar ut sig. Innan man kan göra detta är det dock viktigt att känna efter vad man tycker om att de alternativa tankemönstren. T ex kan man som hjältetyp förakta rädsla eller egoism. Känslor som förakt är väldigt dåliga i såna här lägen. Det gör att man inte har ett val att hantera situationen annorlunda. Då bör man försöka ignorera eller hantera detta samtidigt. Som väldigt sparsam kan man hitta begränsade situationer där det är socialt väldigt lämpligt att vara slösaktig, t ex bjuda sina kompisar på öl eller mat när man är ute och känna efter belöningen man får från beteendet man är väldigt ovan vid. Precis som i alla andra fall gäller det att hitta lämpliga situationer, som t ex just att bjuda på mat i stället för att gå och köpa en BMW åt sin kompis. Ja, ni förstår.

Det är rätt häftigt när man plötsligt upptäcker att man har flera sätt att aktivera känslor kring vissa situationer som man tidigare ALLTID hanterade på samma sätt. Plötsligt ställs man inför ett val. Då kan man logiskt välja rätt sätt att hantera situationen, välja rätt tankemönster känslomässigt och låta automatiken göra sitt och må bra av det.